Śmierć bliskiej osoby to jedno z najtrudniejszych doświadczeń w życiu. Oprócz żałoby, rodzina musi w krótkim czasie zająć się wieloma formalnościami w dość krótkim czasie. W tym poradniku krok po kroku wyjaśniamy, jakie dokumenty są potrzebne, gdzie trzeba je złożyć i jak uniknąć dodatkowego stresu w tym trudnym okresie, gdy odchodzi ktoś bliski.
Pierwszym dokumentem, który otrzymuje rodzina jest karta zgonu. Dokument ten sporządza lekarz – może to być lekarz rodzinny, lekarz z pogotowia lub pracownik szpitala, w zależności od miejsca i okoliczności zgonu. Karta zgonu jest niezbędna do przewiezienia ciała do chłodni lub prosektorium przez firmę pogrzebową i rozpoczęcia przygotowań do pogrzebu.
Z kartą zgonu oraz dowodem osobistym osoby zmarłej należy udać się do Urzędu Stanu Cywilnego właściwego dla miejsca śmierci, aby uzyskać akt zgonu. Akt zgonu jest dokumentem konieczny przy organizacji ceremonii, ubieganiu się o świadczenia, zamykaniu kont i umów, a także przy rozpoczęciu procedury spadkowej. Rodzina otrzymuje bezpłatnie jeden skrócony egzemplarz, kolejne są już płatne. Jeśli rodzina nie jest w stanie samodzielnie odebrać dokumentów, może to w jej imieniu zrobić upoważniony pracownik firmy pogrzebowej.
Warto wiedzieć, że transport ciała osoby zmarłej może być realizowany wyłącznie przez firmę pogrzebową, która dysponuje odpowiednim pojazdem i uprawnieniami. Przewiezienie osoby zmarłej bezpośrednio z domu lub szpitala do chłodni wymaga okazania karty zgonu. Jeżeli konieczne jest przetransportowanie ciała na odległość większą niż 60 kilometrów, trzeba uzyskać dodatkowe zezwolenie od inspektora sanitarnego.
W przypadku śmierci za granicą sytuacja jest bardziej złożona – potrzebna jest m.in. zgoda polskiego konsula, przetłumaczony akt zgonu i inne dokumenty wynikające z norm sanitarnych lub przepisów kraju, w którym nastąpiła śmierć.
Wiele rodzin decyduje się powierzyć transport i formalności firmie pogrzebowej, co pozwala uniknąć dodatkowego stresu. Firma pogrzebowa SOTOR posiada niezbędne kompetencje, aby przejąć wszystkie te obowiązki od rodziny począwszy od transportu ciała na terenie Polski, przez uzyskanie aktu zgonu aż po organizację sprowadzenia ciała lub prochów osoby zmarłej za granicą. Naszą misją jest odciążenie rodziny w tym trudnym czasie po stracie.
Po uzyskaniu aktu zgonu i ustaleniu miejsca pochówku należy wybrać formę pogrzebu – religijny czy świecki, z kremacją lub tradycyjny. W przypadku kremacji, jeśli zmarły nie pozostawił pisemnego oświadczenia woli, najbliżsi muszą wyrazić zgodę na spopielenie ciała. Następnie trzeba ustalić datę uroczystości, zawrzeć umowę z zarządcą cmentarza i uiścić stosowne opłaty.
Konieczne będzie również wybranie trumny lub urny oraz oprawy ceremonii: muzycznej, florystycznej, a w przypadku pogrzebu świeckiego – także mistrza ceremonii. Już na tym etapie można złożyć wniosek o zasiłek pogrzebowy. Całość tych działań można powierzyć doświadczonemu doradcy firmy SOTOR, który zadba o każdy szczegół przygotowań i przebiegu ceremonii pogrzebowej.
Podstawowym wsparciem finansowym dla osób organizujących pogrzeb jest zasiłek pogrzebowy – obecnie jest on wypłacany w wysokości 4 000 zł (od 2026 roku: 7 000 zł, co roku waloryzowany o wysokość inflacji). Przysługuje on osobie, która pokryła koszty pogrzebu, niezależnie od stopnia pokrewieństwa.
Dodatkowe świadczenia to:
Od 1 stycznia 2026 roku będzie można uzyskać zasiłek celowy na pokrycie kosztów pogrzebu. Będzie on przyznawany niezależnie od dochodu. Przysługiwać będzie osobie, która pokryła koszty pogrzebu, w dwóch sytuacjach: jeśli po zmarłym nie przysługuje zasiłek pogrzebowy, a także jeśli osoba, która pokryła koszty pogrzebu jest uprawniona do zasiłku pogrzebowego i poniosła w związku z pogrzebem nadzwyczajne, trudne do przewidzenia, niemożliwe do pokrycia z kwoty zasiłku pogrzebowego, koszty (m.in. transport ciała lub prochów osoby zmarłej z zagranicy).
Po śmierci bliskiej osoby należy uporządkować sprawy finansowe i administracyjne. Pierwszym krokiem jest zgłoszenie zgonu do banków, ubezpieczycieli, operatorów telefonii, dostawców mediów, internetu i innych usługodawców również tych dostarczających usługi na zasadach subskrypcji. Wymagane będą odpisy aktu zgonu. Banki zablokują konta osoby zmarłej, a karty zostaną unieważnione. Korzystanie z konta lub środków osoby zmarłej przed dopełnieniem formalności spadkowych – nawet jeśli znamy PIN lub hasła – jest nielegalne. Dostęp do środków możliwy jest dopiero po przedstawieniu aktu poświadczenia dziedziczenia lub orzeczenia sądu. Warto pamiętać, o tym, że kredyty i inne zobowiązania finansowe zmarłego nie wygasają automatycznie – przejdą na spadkobierców i wejdą do tzw. masy spadkowej.
Warto pamiętać również o cyfrowym dziedzictwie – kontach w mediach społecznościowych. Zgłoszenie śmierci użytkownika pozwala na ich zamknięcie lub przekształcenie w konto pamiątkowe.
Trzeba pamiętać, że spadek obejmuje zarówno majątek, jak i długi zmarłego. Spadkobiercy mają trzy opcje: przyjęcie spadku wprost (z pełną odpowiedzialnością za długi), przyjęcie z dobrodziejstwem inwentarza (z ograniczoną odpowiedzialnością do wartości majątku) lub jego odrzucenie.
Najprostszą drogą nabycia spadku jest wizyta u notariusza, który – o ile wszyscy spadkobiercy są zgodni – sporządza akt poświadczenia dziedziczenia. W bardziej skomplikowanych przypadkach, na przykład gdy brak jest testamentu lub występują spory wśród spadkobierców, konieczne będzie postępowanie sądowe.
Niezależnie od sposobu, każdy nabywca spadku musi zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego w ciągu 6 miesięcy. Nawet najbliżsi – zwolnieni z podatku – muszą wypełnić ten obowiązek formalnie, aby uniknąć problemów z fiskusem.
Tak, informacja o śmierci powinna zostać przekazana pracodawcy osoby zmarłej. Należy dostarczyć odpis aktu zgonu, dzięki czemu możliwe będzie wypłacenie odprawy pośmiertnej, zakończenie stosunku pracy oraz uregulowanie spraw związanych z dokumentacją pracowniczą. Pracodawca zamyka akta osobowe zmarłego, sporządza odpowiednie zaświadczenia i zgłasza śmierć do ZUS. Jeżeli zmarły był aktywnym pracownikiem, może to również wpłynąć na dalsze rozliczenia z jego rodziną, na przykład w zakresie należnego wynagrodzenia.
Formalności po śmierci bliskiej osoby są trudne, lecz konieczne. Dobrze poukładane sprawy administracyjne dają poczucie spokoju. W firmie pogrzebowej SOTOR oferujemy nie tylko pomoc w organizacji ceremonii, ale także wsparcie w załatwieniu formalności pogrzebowych i doradztwo w zakresie dokumentacji pogrzebowej. Nie musisz przez to przechodzić sam.
Inne
Pogrzeb jest momentem wyjątkowym – pełnym emocji, symboli i ciszy, w której ludzie spotykają się, by pożegnać osobę bliską i okazać wsparcie jej rodzinie. W takich chwilach gesty, postawa i sposób uczestnictwa nabierają szczególnego znaczenia. To właśnie dzięki nim możemy w subtelny sposób okazać empatię, współczucie i szacunek.
Inne
Ekshumacja jest procesem trudnym emocjonalnie, wymagającym jasności formalnej i delikatności w działaniu. W praktyce pytania typu po ilu latach od pochówku można prosić o przeniesienie szczątków, jakie dokumenty są potrzebne oraz ile wyniesie całkowita cena są najczęściej zadawanymi przez rodziny. Ten przewodnik krok po kroku wyjaśnia, jak wygląda procedura ekshumacji.
Organizacja pogrzebu
Śmierć bliskiej osoby to moment, który zawsze wiąże się z licznymi wyzwaniami emocjonalnymi. Zwyczajowo na najbliższej rodzinie spoczywa obowiązek poinformowania innych o odejściu. Informowanie o śmierci wymaga taktu, delikatności i sprawnych narzędzi.
+48 509 799 013
biuro@sotor.pl
